Formularverwaltung
Was sind Formulare?
Um die konkrete Risikoanalyse durchzuführen und im Rahmen dieser weitere Informationen von Lieferanten einzuholen werden in dem Supply Chain Modul Formulare verwendet. Diese werden manuell an ausgewählte Lieferanten versendet und können in dem Modul direkt ausgewertet werden.
Die Formulare für die Lieferanten können in der "Formularverwaltung" individuell angepasst und verwaltet werden.
Auch Globale Felder für die Abfrage zusätzlicher Lieferantenstammdaten können unter "Formularverwaltung" aufgerufen werden.
Klicken Sie hier, um mehr zu globalen Feldern zu erfahren.
Formulare
Formulare dienen im Supply Chain Modul unter anderem dazu, den Lieferanten die Möglichkeit zu geben, Fragen zu Ihren Unternehmerischen Tätigkeiten zu beantworten. Ebenso werden die Stammdaten der Lieferanten erfasst. Durch verschiedene Formulare können Sie gezielt Ihre Lieferanten zu Themen wie Kinderarbeit oder Umweltschutz im Rahmen Ihrer Lieferkette befragen. Formulare zu unterschiedlichen Risiken aus dem LkSG sind standardmäßig im Supply Chain Modul hinterlegt, und weitere können erstellt werden.
Ein Formular zur Kinderarbeit könnte zum Beispiel so aussehen:
Die bereits bestehenden Formulare können Sie in den Lieferanten jeweils zuordnen sodass dem Lieferant der passende Fragebogen vorliegt.
Neues Formular anlegen
Neben den bereits bestehenden Formularen zur Lieferantenbefragung, haben Sie die Möglichkeit eigene Formulare anzulegen.
Dazu klicken Sie auf den grünen Button "Neues Formular".
Sie können dem Formular einen passenden Namen und Titel vergeben.
Mit Klick auf "Bereich" können Sie das Formular einem Bereich zuordnen.
Mit klick auf "Erstellen" legen Sie Ihr individuelles Formular an.
Formulare bestehen aus einzelnen Schritten. Diese können Sie im folgenden anlegen um dann das Formular mit Feldern zu füllen.
Um Ihren Fortschritt zu speichern klicken Sie auf den grünen Button "speichern".
Nun können Sie die gewünschten Felder mit der Maus anklicken und nach rechts ziehen um sie zu bearbeiten.
Stammdatenformular (Standard supplier form)
Das Formular "Standard supplier form" wird zur Stammdatenerfassung der Lieferanten genutzt. Darin müssen alle Informationen angegeben werden, die Sie als Informationen der Lieferanten im Supply Chain Modul hinterlegen möchten. Es können weitere Felder mithilfe der globalen Felder hinzugefügt werden.
Klicken Sie unter Einstellung, auf die Formularverwaltung.
Wählen Sie das Formular "Standard supplier form" aus und öffnen Sie es mithilfe des Bearbeitungsstifts unter Aktionen.
Dort können Sie den Inhalt der Stammdaten einsehen. Diese Stammdaten werden beim Importieren einer Excel-Tabelle oder manuellen Hinzufügen der Lieferanten automatisch erfasst und ausgefüllt sofern die Spaltennamen in der Excel-Datei die gleichen sind die auch in dem Supply Chain Modul genutzt werden.
Sollten weitere Stammdaten hinterlegt werden, müssen diese zuerst als globales Feld erstellt und darauf im Formular integriert werden. Klicken Sie hier, um diesen Prozess einzusehen.
Formular erstellen
Um ein neues Formular zu erstellen, klicken Sie unter Einstellungen auf die Formularverwaltung.
Klicken Sie auf den Button Neues Formular.
Sie können nun die Informationen Ihres neuen Formulars ausfüllen.
Name des Formulars - Dieser Name ist für die interne Wiedererkennung des Formulars bestimmt
Titel - Der Titel wird allen externen Personen, die auf das Formular zugreifen können, ausgestrahlt.
Bereich - Der Bereich bestimmt den Nutzen, den das Formular erfüllen soll. Dort wird zwischen Supplier specific und Self assessment unterschieden.
Der Bereich Supplier specific ist für Formulare gedacht, die an Lieferanten versendet werden, um Informationen über deren Praktiken zu erhalten und Daten über Lieferanten zu erfassen.
Der Bereich Self assessment ist für die interne Analyse, wie zum Beispiel des eigenen Geschäftsbereichs, bestimmt.
Wenn alle Informationen ausgefüllt sind, klicken Sie auf Erstellen, um das Formular hinzuzufügen.
Das Formular wurde nun erstellt. Als Erstes muss ein Schritt hinzugefügt werden.
Geben Sie dem ersten Schritt einen Titel und wählen Sie die Form des Schrittes aus.
Klicken Sie darauf, auf Speichern, um den Schritt anzulegen.
Sie können nun mit der Konfiguration des Formulars beginnen.
Formular importieren
Um ein neues Formular zu aus Ihren lokalen Dateien zu importieren, klicken Sie unter Einstellungen auf die Formularverwaltung.
Klicken Sie auf den Button Formular importieren.
Wählen Sie das Formular in Ihrem Finder aus, das Sie importieren möchten. Die Datei muss eine json-Datei sein.
Wählen Sie den Bereich aus, in dem das Formular platziert werden soll.
Das Formular wurde importiert. Sie können nun mit der Konfiguration des Formulars beginnen.
Formular bearbeiten
Um ein Formular zu bearbeiten, klicken Sie unter Einstellungen auf die Formularverwaltung.
Klicken Sie unter Aktionen auf den Bearbeitungsstift des gewünschten Formulars, dass sie bearbeiten möchten.
Sie können nun mit der Bearbeitung beginnen.
Wenn Sie neue Felder hinzufügen möchten, wählen Sie diese in der Felderauswahl aus und ziehen Sie diese mithilfe der Maus in das Formular.
Wenn Sie bestehende Felder bearbeiten möchten, klicken Sie auf den Bearbeitungsstift des gewünschten Feldes.
Dort können Sie den Inhalt des Feld bearbeiten.
Placeholder - Füllen Sie hier den Namen oder die Fragestellung des Feldes aus.
Das Feld ist verpflichten - Falls die Checkbox ausgefüllt ist, ist dieses Feld verpflichtend zu beantworten, um das Formular abzuschließen.
Das Feld ist sichtbar - Falls die Checkbox ausgefüllt ist, wird dieses Feld im Formular automatisch angezeigt. Im Fällen von Abhängigkeiten kann das Feld zuerst als nicht sichtbar bestimmt werden.
Informationstext - Dieser Text dient der weiteren Aufklärung des Feldes. Es kann unter dem Feld angezeigt werden oder als Tooltip.
Abhängigkeiten - Es können Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Feldern erstellt werden. Klicken Sie hier, um die Anleitung zur Erstellung von Abhängigkeiten einzusehen.
Wenn alle Änderungen durchgeführt sind, klicken Sie auf Speichern, um die Bearbeitungen zu übernehmen.
Klicken Sie auf den Button Speichern, um die Änderungen im gesamten Formular festzuhalten.
Formular übersetzen
Um ein Formular zu übersetzen, klicken Sie unter Einstellungen auf die Formularverwaltung.
Klicken Sie unter Aktionen auf den Bearbeitungsstift des gewünschten Formulars, dass sie bearbeiten möchten.
Die Überstzung kann für das ganze Formular oder für einzelne Felder durchgeführt werden.
Um das gesamte Formular zu übersetzen, klicken Sie auf die drei blauen Punkte.
Wählen Sie in der Liste Gesamtes Formular übersetzen aus.
Wählen Sie mithilfe des Checkbox die gewünschten Sprachen aus. Klicken Sie darauf auf Jetzt übersetzen, um die Übersetzung durchzuführen.
Das gesamte Formular wird nun im Hintergrund übersetzt. Dieser Vorgang kann einige Sekunden dauern.
Um die Übersetzung zu speichern, klicken Sie auf Speichern.
Um einzelne Felder zu übersetzen, klicken Sie auf den Bearbeitungsstift des gewünschten Feldes.
Klicken Sie auf Übersetzen.
Wählen Sie mithilfe des Checkbox die gewünschten Sprachen aus. Klicken Sie darauf auf Jetzt übersetzen, um die Übersetzung durchzuführen.
Das Feld wurde im Hintergrund übersetzt. Klicken Sie auf Speichern, um das übersetzte Feld zu übernehmen.
Um die Übersetzung zu speichern, klicken Sie auf Speichern.
Formular umbenennen
Um ein Formular umzubenennen, klicken Sie unter Einstellungen auf die Formularverwaltung.
Klicken Sie unter Aktionen auf den Bearbeitungsstift des gewünschten Formulars, dass sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf das Feld Formulartitel und passen Sie dieses mit dem neuen Namen an.
Um die Änderung zu übernehmen, klicken Sie auf Speichern.
Formular exportieren
Um ein Formular zu exportieren, klicken Sie unter Einstellungen auf die Formularverwaltung.
Klicken Sie unter Aktionen auf die zwei blauen Pfeile des gewünschten Formulars, dass sie exportieren möchten.
Das Formular wurde nun heruntergeladen. Sie können es in Ihrem Finder einsehen.
Formular veröffentlichen (Status ändern)
Um ein Formular zu veröffentlichen, klicken Sie unter Einstellungen auf die Formularverwaltung.
Klicken Sie auf den Button Status ändern des gewünschten Formulars, dass sie aktivieren möchten.
Wählen Sie aus, welchen Status das Formular erhalten soll.
Aktiv - Das Formular kann den Lieferanten zugeordnet werden.
Privat intern - Das Formular kann nur von internen Personen verwendet werden und ist für Lieferanten nicht verfügbar.
Deaktiviert - Das Formular ist deaktiviert und kann nicht mehr verwendet werden.
Entwurf - Das Formular kann nicht verwendet werden und befindet sich im Entwurfsmodus.
Klicken Sie auf Fortfahren, um die Auswahl zu bestätigen.
Formular löschen
Um ein Formular zu löschen, klicken Sie unter Einstellungen auf die Formularverwaltung.
Klicken Sie unter Aktionen auf den Papierkorb des gewünschten Formulars, dass sie löschen möchten.
Um den Löschvorgang zu bestätigen, klicken Sie auf Formular löschen.
