Rechte & Rollen
Rollenbeschreibung
Administratoren
Als Administrator können Sie alle Hinweise uneingeschränkt einsehen und bearbeiten, zusätzlich können Sie alle Einstellungsmöglichkeiten sowie die Benutzerverwaltung der Hintbox bedienen.
System-Administratoren
Als System-Administrator haben Sie keinen Zugriff auf die Benutzerverwaltung und Berichtsdaten. Als System-Administrator können Sie auf die allgemeinen Einstellungen der Hintbox sowie Formularverwaltung und Mandantenverwaltung zugreifen.
Manager
Als Manager kann man eingehenden Hinweise vollumfänglich bearbeiten. Die Manager können von Administratoren über die Bereiche, Mandanten und Angelegenheiten in Ihren Zugriffsrechten eingeschränkt werden.
Leser
Als Leser kann man nur auf freigegebene Berichte zugreifen. Es muss also eine explizite Freigabe an einem Bericht, durch einen Manager oder Administratoren erfolgen.
Hinweisgeber
Als Hinweisgeber kann man zu jederzeit auf seine eigenen Berichte sowie der eigenen hochgeladenen Dateien und erfassten Nachrichten zugreifen.
Berechtigungsmatrix
| Administrator | Manager | Leser | Hinweisgeber | |
| Hinweis | Uneingeschränkter Vollzugriff | Vollzugriff bei freigebenen Mandanten, Bereichen und Angelegenheiten | Lesezugriff bei freigebenen Hinweisen, Mandanten, Bereichen und Angelegenheiten | Lesezugriff bei eigenen Hinweisen |
| Nachrichten | Uneingeschränkter Vollzugriff | Vollzugriff bei freigebenen Mandanten, Bereichen und Angelegenheiten | Lesezugriff bei freigebenen Hinweisen, Mandanten, Bereichen und Angelegenheiten | Vollzugriff nur auf Nachrichten von eigenen Hinweisen |
| Dateien | Uneingeschränkter Vollzugriff | Vollzugriff bei freigebenen Mandanten, Bereichen und Angelegenheiten | Lesezugriff bei freigebenen Hinweisen, Mandanten, Bereichen und Angelegenheiten | Vollzugriff nur auf Dateien von eigenen Hinweisen |
| Benutzer | Uneingeschränkter Vollzugriff | Lesezugriff bei freigebenen Mandanten, Bereichen und Angelegenheiten | Lesezugriff bei freigebenen Hinweisen, Mandanten, Bereichen und Angelegenheiten | Lesezugriff auf den Bearbeiter des eigenen Hinweisen |
| Mandanten | Uneingeschränkter Vollzugriff | Lesezugriff | Lesezugriff | Lesezugriff |
| Allgemeine Einstellungen | Uneingeschränkter Vollzugriff | Lesezugriff | Lesezugriff | Lesezugriff |
| Kategorien | Uneingeschränkter Vollzugriff | Lesezugriff | Lesezugriff | Lesezugriff |
| Prozesse | Uneingeschränkter Vollzugriff | Lesezugriff | Lesezugriff | - |
| Rechtstexte | Uneingeschränkter Vollzugriff | Lesezugriff | Lesezugriff | Lesezugriff |
| E-Mailtexte | Uneingeschränkter Vollzugriff | - | - | - |
Benachrichtigung für verschiedene Nutzergruppen
| Name der E-Mail | Beschreibung | Empfänger der E-Mail |
|---|---|---|
| Information über Verwendung einer E-Mail-Adresse | Wird eine E-Mail-Adresse von einem Hinweisgeber zwei mal verwendet ohne im Postfach angemeldet zu sein, dann wird diese E-Mail zur Bestätigung des Inhaber der E-Mail versendet. | Administrator, Manager, Leser, Hinweisgeber |
| Auto Reply neuer Bericht verfügbar | Sobald ein neuer Bericht in Ihrer Hintbox eingeht, erhalten Ihre Administratoren und Manager diese E-Mail. Die E-Mail kann noch um den Berichtslink erweitert werden. | Administrator, Manager |
| Auto Reply Bericht eingegangen | Sobald der Bericht des Hinweisgebers erfolgreich empfangen wurde, erhält der Hinweisgeber die Mailbestätigung über den Eingang des Hinweises. | Hinweisgeber |
| Mailadresse bestätigen Nachricht | Sobald ein Benutzer seine E-Mail-Adresse ändert, muss diese über die Bestätigungsmail zur Änderung bestätigt werden. | Administrator, Manager, Leser, Hinweisgeber |
| Bericht bestätigen Nachricht | Wird bei der Hinweisabgabe eine E-Mail-Adresse angegeben, dann muss diese vom Inhaber der E-Mail-Adresse über den mitgesendeten Link bestätigt werden. | Hinweisgeber |
| E-Mail Footer | Dieser Text wird als Fußzeile, in alle E-Mail-Texte integriert. | Administrator, Manager, Leser, Hinweisgeber |
| Einladungslink Nachricht | Sobald Sie als Administrator einen weiteren Benutzer einladen, erhält dieser über diese E-Mail einen Link zur vervollständigung des Accounts. Der Link in der E-Mail ist aus Sicherheitsgründen nur für 24h aktiv. | Administrator, Manager, Leser |
| Fehlgeschlagene Anmeldungen an Ihrem Hintbox-Konto | Sobald es mehrere Fehlversuche zur Anmeldung eines Benutzers gibt, erhält dieser eine Benachrichtigung über die fehlgeschlagenen Anmeldungsversuche. | Administrator, Manager, Leser, Hinweisgeber |
| Neue Nachricht | Sollte eine neue Nachricht für einen Hinweisgeber oder Administrator, Manager, Leser bereitstehen, dann wird diese E-Mail benutzt. | Administrator, Manager, Leser, Hinweisgeber |
| Auto Reply Bericht via E-Mail-Schnittstelle eingegangen | Wird ein Bericht über die E-Mail-Schnittstelle abgegeben, dann wird diese E-Mail an den Hinweisgeber versendet. | Hinweisgeber |
| Passwort wiederherstellen Nachricht | Wir die Funktion “Passwort vergessen?“ genutzt, dann wird dem Benutzer diese E-Mail versendet. | Administrator, Manager, Leser, Hinweisgeber |
| Benachrichtigung über bevorstehende Frist | Benutzer mit Zugriff auf Hinweise mit bevorstehenden Fristende erhalten eine frühzeitige Benachrichtigung mit dieser E-Mail. | Administrator, Manager, Leser |
| Auto Reply zugewiesene Person geändert | Wird einem Administrator oder Manager oder Leser ein Bericht zugewiesen, dann wird er darüber mit dieser E-Mail benachrichtigt. | Administrator, Manager, Leser |
| Inhalt der Mail für abgelehnte Berichte | Wird ein Bericht abgelehnt, dann kann der Hinweisgeber bei Bedarf, mit dieser E-Mail benachrichtigt werden. | Hinweisgeber |
| Bericht in Papierkorb verschoben | Wird ein Bericht in den Papierkorb verschoben, dann kann der Hinweisgeber bei Bedarf, mit dieser E-Mail benachrichtigt werden. | Hinweisgeber |
| Benachrichtigung über Prozessfortschritt des Berichts | Dies ist die Benachrichtiung an die Hinweisgeber über die vorgenommen Maßnahmen zur Ermittlung des Hinweises. | Hinweisgeber |
| Benachrichtigung bei Löschungsfrist Workflow |
Dies ist eine Benachrichtigung, die automatisch in folgenden Intervallen gesendet wird um an die Löschungsfristen zu erinnern: - Nach 6 Monaten - Nach 1 Jahr - Nach 2 Jahren - Nach 3 Jahren - Nach 4 Jahren |
Administrator, Manager, Leser |