Bearbeitung der Hinweise
Einleitung
Hier sehen Sie die Bearbeitungsansicht eines Hinweises, von dieser Ansicht aus können Sie mit der Bearbeitung eines Hinweises beginnen. Alle möglichen Bearbeitungsfunktionen werden Ihnen weiter unten erläutert.
Kontaktinformation der Hinweisgebers abrufen
Mit einem Klick auf das blaue “i“ können Sie die Kontaktinformationen des Hinweisgebers einsehen:
Anschließend öffnet sich dieser Dialog, mit den detaillierten Kontaktinformationen des Hinweisgebers:
Status des Berichtes ändern
Mit einem Klick auf das schwarz umrandete Auswahlfeld können Sie den Status ändern.
Anschließend können Sie zwischen den Status “Neu“, “In Bearbeitung“, “Geschlossen“ wählen.
Nachdem Sie den gewünschten Status ausgewählt haben, können Sie die Änderung mit einem Klick auf “Speichern“ sichern.
Bericht einem zuständigem Bearbeiter zuweisen
Mit einem Klick auf den schwarz umrandeten Bearbeitungstift können Sie den zuständigen Bearbeiter des Hinweises anpassen
Anschließend öffnet sich der Dialog zur Auswahl eines zuständigen Bearbeiters, diese können Sie mit einem Klick auswählen.
Anschließend öffnet sich der Dialog zur Auswahl eines zuständigen Bearbeiters, diese können Sie mit einem Klick auswählen.
Anschließend wird in Ihnen der ausgewählte Bearbeiter wie im Screenshot schwarz umrandet dargestellt. Diese Auswahl müssen Sie anschließend mit einem Klick auf “Auswählen“ bestätigen.
Anschließend sollten Sie im Hinweis den ausgewählten Bearbeiter in der Detailansicht des Hinweises sehen können. Diese Änderung im Hinweis müssen Sie nun noch Final speichern, indem Sie auf den Button “Speichern“ klicken.
Bericht teilweise anonymisieren
Mit einem Klick auf das markierte Symbol, können Sie zur anonymisierten Ansicht wechseln und Inhalte des Berichtes anonymisieren.
Folgende Texte können anonymisiert werden.
Wählen Sie dafür den zu anonymisierenden Inhalt aus und markieren diesen.
Geben Sie den Text ein der stattdessen an der Stelle erscheinen soll und klicken auf anonymisieren.
Klicken Sie auf Speichern.
Eine Anonymisierung kann jederzeit wieder gelöscht werden, indem auf den entsprechenden anonymisierten Inhalt geklickt wird. Dann klicken Sie auf Anonymisierung löschen.
Diese Änderung muss ebenfalls gespeichert werden.
Sie können jederzeit in die nicht anonymisierte Version wechseln, wenn Sie in der Rolle Manager oder Administrator sind.
Vollständige Anonymisierung
Sie können Inhalte auch vollständig anonymisieren. Es kann dann nicht mehr zwischen der anonymen und der originalen Ansicht eines Hinweises gewechselt werden. Die anonymisierten Inhalte sind unwiderruflich geschwärzt. Die Anonymisierung muss durch einen anderen Administrator nach dem Vier-Augen-Prinzip bestätigt werden.
Klicken Sie auf die drei Punkte.
Klicken Sie anschließend auf den Punkt vollständige Anonymisierung.
Es öffnet sich ein Dialog. Klicken Sie hierbei auf fortfahren.
Ein anderer Admin muss den Antrag genehmigen. (Hier ist jetzt ein anderer Administrator angemeldet). Im Dashboard kann auf Antrag Anonymisierung geklickt werden.
Es öffnet sich eine Übersicht aller Anträge. Klicken Sie auf den entsprechenden Antrag.
Klicken Sie auf die drei Punkte.
Klicken Sie auf vollständige Anonymisierung.
Sie können den Antrag auf Anonymisierung ablehnen oder genehmigen. In dem Fall klicken Sie auf Anonymisierung annehmen.
Der Fall ist vollständig anonymisiert.
Bericht in den Papierkorb verschieben
Mit einem Klick auf “…“ öffnet sich die Auswahl der Aktionen.
Im Auswahlfeld können Sie nun die Aktion “In den Papierkorb verschieben“ anklicken.
Nun öffnet sich ein Dialog in dem Sie entscheiden können ob eine Information an den Melder versendet werden soll.
Wenn Sie dort einen Haken platzieren öffnet sich dementsprechend der Texteditor zur optionalen Anpassung der Meldung.
Wenn Sie den Haken bei “Information an Melder senden“ rausnehmen, dann wird der Texteditor wieder ausgeblendet, sodass Sie den Hinweis ohne Meldung an den Hinweisgeber in den Papierkorb verschieben können.
Anschließend müssen auf “In den Papierkorb verschieben“ klicken um den Hinweis final in den Papierkorb zu verschieben.
Bericht ablehnen
Mit einem Klick auf “…“ öffnet sich die Auswahl der Aktionen.
Im Auswahlfeld können Sie nun die Aktion “Bericht ablehnen“ anklicken.
Nun öffnet sich ein Dialog in dem Sie entscheiden können ob eine Information an den Melder versendet werden soll.
Wenn Sie dort einen Haken platzieren öffnet sich dementsprechend der Texteditor zur optionalen Anpassung der Meldung.
Wenn Sie den Haken bei “Information an Melder senden“ rausnehmen, dann wird der Texteditor wieder ausgeblendet, sodass Sie den Hinweis ohne Meldung an den Hinweisgeber ablehnen können.
Anschließend müssen auf “Bericht ablehnen“ klicken um den Hinweis final abzulehnen.
Bericht freigeben
Mit einem Klick auf “…“ öffnet sich die Auswahl der Aktionen.
Sie möchten einen einzelnen Bericht einem Benutzer mit der Leserolle freigeben. Dann klicken Sie einfach auf “Bericht freigeben“.
Anschließend öffnet sich der Dialog in dem Sie die verschiedenen Benutzer mit der Leserrolle für einen einzelnen Bericht auswählen können. Damit Sie die gewünschten Benutzer auswählen können, müssen Sie darauf achten, das der Benutzer Zugriff auf den jeweiligen Bereich, Mandant und Angelegenheit hat. Sie können die Benutzer mit einem Klick auswählen.
Der ausgewählte Benutzer wird grau hinterlegt, mit einem Klick auf Teilen können Sie nun gezielt den einzelnen Bericht dem ausgewählten Bericht freigeben.
Bestehende Berichtfreigabe anpassen
Mit einem Klick auf “…“ öffnet sich die Auswahl der Aktionen.
Sie möchten die Freigabe eines Benutzer im einzelnen Bericht anpassen. Dann klicken Sie einfach auf “Bericht freigeben“.
Anschließend öffnet sich der Dialog zu den Freigaben, in dem Sie bestehende Freigaben anpassen können. Mit einem Klick auf “Bestehende Freigaben“ ändert Sie die Ansicht des Dialogs.
In der neuen Ansicht können Sie nun bestehende Freigaben sehen und mit einem Klick auf “Rechtevergabe“ anpassen.
Anschließend öffnet sich ein neuer Dialog hier werden Ihnen alle Aktionen die ein Bearbeiter durchführen kann angezeigt. Sie können nun granular entscheiden welche Aktionen innerhalb der Freigabe für den einzelnen Hinweis getätigt werden dürfen.
Bestehende Freigabe entfernen
Mit einem Klick auf “…“ öffnet sich die Auswahl der Aktionen.
Sie möchten die Freigabe eines Benutzer für einzelnen Bericht zurückziehen, dann klicken Sie einfach auf “Bericht freigeben“.
Anschließend öffnet sich der Dialog zu den Freigaben. Mit einem Klick auf “Bestehende Freigaben“ ändert Sie die Ansicht des Dialogs.
Nun sehen wir unsere bestehende Freigabe und über das rote “x“ können wir die bestehende Freigabe zurückziehen und entfernen. Anschließend hat der Benutzer keinen Zugriff mehr auf den freigebeben Bericht.
Bericht als PDF exportieren
Mit einem Klick auf “…“ öffnet sich die Auswahl der Aktionen.
Anschließend klicken Sie auf “Bericht als PDF exportieren“ und anschließend sollte Ihr Browser den Bericht als PDF herunterladen.
Wählen Sie alle Punkte die in dem PDF Dokument erscheinen sollen und klicken Sie anschließend auf PDF erstellen.
Berichtsinformationen übersetzen
Sie können die Berichtsinformationen “Einzelheiten zu Ihrem Bericht“, “Wer ist beteiligt?“ und “Wo ist es passiert?“ einfach übersetzen in dem Sie auf den Button “Übersetzen“ klicken.
Anschließend öffnet sich der Dialog um die automatische Übersetzung zu nutzen. Hier können Sie die verschiedensten Sprachen zur Übersetzung auswählen.
In diesem Beispiel übersetzen wir von der Ausgangssprache Englisch nach Deutsch. Wählen Sie zum Übersetzen die gewünschte Sprache im Dialog aus. Sobald Sie die gewünschten Sprachen zur Übersetzung ausgewählt haben, bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf “Jetzt übersetzen“.
Nachdem Klick auf “Jetzt übersetzen“ schließt sich der Dialog und Sie können über das angezeigte Auswahlfeld im Bild schwarz umrandet die übersetzte Sprache auswählen oder eine nicht übersetzte Sprache auswählen um erneut in die gewünschte Sprache zu übersetzen.
Nun wählen wir die übersetzte Sprache aus in unserem Beispiel war es die Sprache “Deutsch“.
Sobald die übersetzte Sprache aus dem Auswahlfeld angeklickt wird, erhält man die übersetzten Hinweisinformationen (schwarz umrandet).
Benachrichtigung der 3-Monatsfrist (durchgeführte Maßnahmen) an Hinweisgeber senden
Sie möchten den Hinweisgeber daraufhinweisen welche Maßnahmen für den Hinweis durchgeführt wurden. Dann klicken Sie einfach auf den grünen Button “Benachrichtigung senden”.
Anschließend öffnet sich ein Dialog der Ihnen schon eine Vorlage für die Benachrichtigung anzeigt. Im Beispiel sehen Sie schon eine automatisch generierte Maßnahme als Listenpunkt im Text aufgeführt. Der Dialog zieht sich automatisch den E-Mail-Text der abgehakten Prozessschritte. Mit einem Klick auf “Benachrichtigung senden“ wird die Benachrichtigung als E-Mail vom Hinweisgeber versendet sofern vorhanden und zusätzlich im Nachrichtenverlauf aufgeführt.
Nun erhalten Sie im Badge mit grauen Hintergrund den Hinweis das Sie die Benachrichtigung an Hinweisgeber gesendet haben.
Der Versand der Benachrichtigung kann im Nachrichtenverlauf überprüft werden, dort sollte die Nachricht zu finden sein.
Frist manuell bestätigen
Neben der vordefinierten E-Mail können Sie die Frist auch manuell bestätigen. Diese manuelle Bestätigung ist sinnvoll, wenn Sie die Hinweisgebende Person auf anderem Wege über den Bearbeitungsfortschritt informiert haben.
Dafür klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben den Textfeld Benachrichtigung senden.
Klicken Sie anschließend auf Frist manuell bestätigen.
Im Anschluss öffnet sich ein Dialog. Klicken Sie in diesem Dialog auf Weiter.
Die 3-Monatsfrist wurde nun manuell bestätigt.
Dateien und Dokumente zum Hinweis hochladen
Mit einem Klick auf “Klicken Sie hier, um Dokumente oder Dateien anzufügen“ oder per Drag and Drop können Sie Dateien oder Dokumente zum Hinweis hochladen.
Nachdem Sie die Datei hochgeladen haben, haben Sie die Möglichkeit den vor dem Upload vergebenen Dateinamen zu behalten oder anzupassen.
So kann die Datei im folgenden Schritt dem Hinweisgeber freigegeben werden ohne das durch den Namen der Datei Rückschlüsse auf die Herkunft dieser geschlossen werden können.
Sie können nun auswählen ob ein zufälliger Name vergeben werden, oder der aktuelle beibehalten werden soll.
In unserem Beispiel haben wir ein Bild-Datei per Drag and Drop auf die graue Fläche hochgeladen. Anschließend kann das Dokument von jedem Administrator oder Manager mit Zugriff auf den Hinweis eingesehen werden
Dateien die bereits in dem Bericht hochgeladen sind können nachträglich umbenannt werden mit einem Klick auf den Stift.
Es öffnet sich ein Dialogfenster in welchem der Datei einen neuen Namen vergeben werden kann.
Mit Klick in das Textfeld kann der gewünschte Name vergeben werden.
Die Änderung des Namens kann mit Klick auf Fortfahren gespeichert werden.
Dateien und Dokumente zum Hinweis für den Hinweisgeber freigeben
Zum Freigeben einer Datei oder eines Dokuments können Sie einfach nach dem Upload auf den Button “Freigeben“ klicken. Anschließend ist die Datei für den Hinweisgeber direkt aufrufbar.
Prozessschritte
Prozessschritte innerhalb des Hinweises dienen zur Bearbeitung des Hinweises. Mit einem Klick auf den jeweiligen Schritt können Sie diesen Abhaken wie bei einer Todo-Liste. So wissen Sie ganz genau wo Sie bei der Bearbeitung stehen.
Mit einem Klick auf den Prozessschritt “Plausibilitätsüberprüfung“ wird der erste Schritt der Prozessschritte abgehakt und die Änderung gespeichert.
Somit sehen alle Compliance Manager mit Zugriff auf den Hinweis, in welcher Bearbeitungsphase sich der Hinweis befindet.
Notizen erfassen
Zu einem Hinweis können Notizen erfasst werden, klicken Sie dazu in der Hinweisdetailansicht auf “Notizen“ anschließend sollten Sie den Texteditor nutzen können, um Ihre Notizen festzuhalten. Die Notizen müssen in Hinweisbearbeitungsansicht über den Button “Speichern“ festgehalten werden.
Aufgaben erstellen
Zu einem Hinweis können Aufgaben erfasst werden, klicken Sie dazu in der Hinweisdetailansicht auf “Aufgaben“ anschließend sollte sich die Aufgabenübersicht öffnen.
Anschließend können Sie eine Aufgaben anlegen und mit “Hinzufügen“ bestätigen.
Nach dem Speichern, sollten Sie die Aufgabe in der Übersicht sehen und auch bei Bedarf bearbeiten oder löschen können.
Aufgaben bearbeiten
Angelegte Aufgaben können bearbeitet werden, klicken Sie dazu in der Hinweisdetailansicht auf “Aufgaben“ anschließend sollte sich die Aufgabenübersicht öffnen. Dort können Sie nun eine Aufgabe auswählen und mit einem Klick auf den Bearbeitungsstift bearbeiten.
Nachdem Klick öffnet sich der Bearbeitungsdialog hier können Sie zum Beispiel den Aufgabentext, Fälligkeitsdatum und die zuständige Person anpassen und auswählen.
Ihre Anpassungen müssen Sie anschließend über den Button “Speichern“ bestätigen. Anschließend sollten Ihre Änderungen in der Übersicht der Aufgaben ersichtlich sein.
Kommentare erfassen
Sie möchten sich weiteren Bearbeitern schnell über einen Fall austauschen, dann nutzen Sie die Kommentarfunktion. Mithilfe dieser Funktionen können sie sich schnell mit Fallbearbeitern innerhalb eines Falls schnell austauschen.
Nutzen Sie dazu die Textzeile dort schreiben Sie Ihren gewünschten Satz rein und bestätigen diesen mit dem Button “Absenden“. Sobald dieser Kommetnar abgesendet wurde, kann jeder Fallbearbeiter mit Zugriff auf den Hinweis diesen Kommentar einsehen.
In der Kommentarübersicht sehen Sie nun anschließend den von Ihnen abgeschickten Kommentar.
Nachrichten lesen & schreiben
Zu einem Hinweis können Nachrichten zwischen Manager und Hinweisgeber versendet werden, klicken Sie dazu in der Hinweisdetailansicht auf “Nachrichten“ anschließend sollte sich die Übersicht der Nachrichten öffnen. Hier sehen Sie alle geschrieben Nachrichten zwischen Hinweisgebern und Fallbearbeitern
Nutzen das Eingabefeld um Nachrichten zu erfasssen, schreiben Sie Ihre gewünschte Nachricht ins Textfeld und Klicken Sie auf “Absenden”-Button um die Nachricht an den Hinweisgeber zu versenden.
Nachrichten anonymisieren
Zu einem Hinweis können Nachrichten zwischen Manager und Hinweisgeber versendet werden, klicken Sie dazu in der Hinweisdetailansicht auf “Nachrichten“ anschließend sollte sich die Übersicht der Nachrichten öffnen. Hier sehen Sie alle geschrieben Nachrichten zwischen Hinweisgebern und Fallbearbeitern
Sie können Ihre Identität in der Nachricht verbergen, wenn Sie dies aktivieren.
Nutzen das Eingabefeld um Nachrichten zu erfasssen, schreiben Sie Ihre gewünschte Nachricht ins Textfeld, achten Sie auf die aktivierte Anonymisierung und klicken Sie auf “Absenden”-Button um die Nachricht an den Hinweisgeber zu versenden
Ihre Nachricht wurde anonym an die hinweisgebende Person gesendet.
Gesendete Nachrichten anonymisieren
Gesendete Nachrichten können im Nachgang noch vom Manager anonymisiert werden. Klicken Sie dazu in der Hinweisdetailansicht auf “Nachrichten“ anschließend sollte sich die Übersicht der Nachrichten öffnen. Hier sehen Sie alle geschrieben Nachrichten zwischen Hinweisgebern und Fallbearbeitern
Um eine schon gesendete Nachricht zu anonymisieren, aktivieren Sie das Verbergen der Identität.
Der Hinweisgeber kann Ihre Identität als Manager nicht mehr einsehen.
Anonymisierung einer Nachricht aufheben
Die Anonymisierung gesendeter Nachrichten können im Nachgang noch vom Manager aufgehoben werden. Klicken Sie dazu in der Hinweisdetailansicht auf “Nachrichten“ anschließend sollte sich die Übersicht der Nachrichten öffnen. Hier sehen Sie alle geschrieben Nachrichten zwischen Hinweisgebern und Fallbearbeitern
Um die Anonymisierung einer schon gesendete Nachricht aufzuheben, aktivieren Sie die Identität.
Der Hinweisgeber kann Ihre Identität als Manager nun einsehen.
Änderungsverlauf einsehen
Sämtliche Änderungen und Anpassungen innerhalb eines Hinweises werden vom Änderungsverlauf getracked. Somit können Sie mit einem Klick auf “Änderungsverlauf“ alle durchgeführten Änderungen am Hinweis im Verlauf einsehen.
Sonstiges
Der Menüpunkt “Sonstiges“ dient als Anzeigefläche für interne Felder. Interne Felder können für die interne Bearbeitung der HInweise genutzt werden sie möchten mehr über interne Felder erfahren?
