Allgemeine Systemeinstellungen
Basiseinstellungen
Unternehmenslogo - Das Unternehmenslogo kann in den Dateiformaten .jpg und .png hochgeladen werden.
Unternehmens Banner-Foto - Das Unternehmens Banner-Foto kann in den Dateiformaten .jpg und .png hochgeladen werden. Das Bannerfoto darf maximal 2 MB groß sein. Wir empfehlen ein Seitenverhältnis von 4:1.
Unternehmensfarbe - Die Unternehmensfarbe muss im Hexedezimalcode angegeben werden. Die Unternehmensfarbe färbt zum Beispiel den Footer der Hintbox und auch die Buttons.
Unternehmensname - Der Unternehmensname erscheint auf der Startseite und auch im Footer einiger System E-Mails.
Unternehmensschriftart - Die Unternehmensschrift kann im .woff .ttf oder .ttf2 Format hochgeladen werden. Es werden alle Schriftzüge verändert.
Auf der Startseite sieht es aus wie folgt.
Unternehmenslogo hochladen
Klicken Sie in der Navigation auf der linken Seite auf System > Allgemein.
Anschließend klicken Sie in dieser Ansicht auf den Button “Bild ändern“, anschließend können Sie ein Bild aussuchen und bestätigen.
Anschließend müssen Sie die Änderung über den Button “Speichern“
Unternehmenslogo entfernen
Klicken Sie in der Navigation auf der linken Seite auf System > Allgemein.
Anschließend müssen Sie die Änderung über den Button “Speichern“
Unternehmens Banner-Foto hochladen
Klicken Sie in der Navigation auf der linken Seite auf System > Allgemein.
Das Unternehmens Banner-Foto kann mit einem Klick auf “Bild ändern” angepasst werden, anschließend können Sie ein Bild aussuchen und bestätigen.
Die Änderung muss mit Klick auf Speichern gespeichert werden.
Unternehmens Banner-Foto entfernen
Klicken Sie in der Navigation auf der linken Seite auf System > Allgemein.
Sie möchten keinen Banner in Ihrer Hintbox verwenden? Mit einem Klick auf den Papierkorb kann ein bestehendes Unternehmens Banner-Foto gelöscht werden.
Die Änderung muss mit Klick auf Speichern gespeichert werden.
Unternehmensfarbe ändern
Klicken Sie in der Navigation auf der linken Seite auf System > Allgemein.
Die Farbe kann über Klick auf eine der dargestellten Farben ausgewählt werden oder über die Eingabe des Hexadezimalcodes in das Eingabefeld.
Die Änderung muss mit Klick auf Speichern gespeichert werden.
Unternehmensname ändern
Klicken Sie in der Navigation auf der linken Seite auf System > Allgemein.
Der Unternehmensname muss in das Eingabefeld eingegeben werden.
Die Änderung muss mit Klick auf Speichern gespeichert werden.
Unternehmensschriftart hochladen
Klicken Sie in der Navigation auf der linken Seite auf System > Allgemein.
Die Schriftart kann angepasst werden indem auf Schriftart ändern geklickt wird.
Mit Klick auf den Papierkorb kann eine bestehende bestehende Schriftart gelöscht werden.
Die Änderung muss mit Klick auf Speichern gespeichert werden.
Übersetzung
Klicken Sie in der Navigation auf der linken Seite auf System > Allgemein.
Klicken Sie dann auf Übersetzung.
Es öffnet sich folgende Übersicht.
Kostenlose Zeichen - Die Hintbox wird standardmäßig mit 1.000.000 Übersetzungszeichen ausgeliefert. Dieses Kontingent steht Ihnen jährlich zur Verfügung. Von dem Kontingent können die Rechtstexte, die E-Mailtexte, Nachrichten an und vom Hinweisgeber, die Kategorien und Prozesse, sowie Schritte und Felder im dynamischen Formular übersetzt werden. Wenn alle Zeichen aufgebraucht wurden, können mehr Zeichen gekauft werden. Dazu bitte die Hotline anrufen oder per Mail an unseren Support wenden. Diese Information erhalten Sie auch wenn Sie auf mehr Zeichen kaufen klicken.
Bezahlte Zeichen - Sollte das Kontingent aufgebraucht sein können Übersetzungszeichen nachgekauft werden.
Standardsprache - Die Standardsprache ist die Sprache in der die Hintbox angezeigt wird, wenn der Link aufgerufen wird.
Browsersprache bevorzugen - Ist diese Funktion aktiv, so wird die bevorzugte Sprache aus den Browsereinstellungen des Nutzers ermittelt und auf das Hinweisgebersystem angewendet, sofern die bevorzugte Sprache aus den Browsereinstellungen vom Hinweisgebersystem unterstützt wird.
Aktive Sprachen - Die Hintbox kann von Hinweisgebern und Compliance Manager in allen ausgewählten Sprachen genutzt werden.
Standardsprache der Hintbox einstellen
Die Standardsprache ist die Sprache in der die Hintbox angezeigt wird, wenn der Link aufgerufen wird.
Um die Standardsprache zu ändern Klicken Sie auf die Sprache.
Es öffnet sich eine Auswahl aller aktiven Sprachen der Hintbox. Klicken Sie dort auf die Sprache, die Sie wählen wollen (in diesem Beispiel Englisch).
Diese Änderungen müssen mit Klick auf Speichern gespeichert werden.
Automatische Ermittlung der Sprache der Webseitenbesucher
Ist diese Funktion aktiv, so wird die Sprache aus den Browsereinstellungen des Webseitenbesuchers ermittelt und auf die Hintbox angewendet, sofern die Sprache aus den Browsereinstellungen aus den Browsereinstellungen von der Hintbox unterstützt wird. Andernfalls wird die Hintbox standardmäßig in Englisch angezeigt.
Klicken Sie auf die Checkbox neben Browsersprache bevorzugen.
Diese Änderungen müssen mit Klick auf Speichern gespeichert werden.
Konfiguration der auswählbaren Sprachen in der Hintbox
Die Hintbox kann in allen ausgewählten Sprachen von Hinweisgebern und Compliance Managern genutzt werden.
Mit Klick auf die Checkbox der jeweiligen Sprache kann diese ausgewählt werden.
Diese Änderungen müssen mit Klick auf Speichern gespeichert werden.
Gezielter Einstieg einer Sprache
Um dem Hinweisgeber die Startseite in den unterschiedlichen Sprachen zur Verfügung zu stellen, kann ein Link in der entsprechenden Sprache generiert und kopiert werden. Um diese Funktion nutzen zu können muss die Einstellung der automatischen Browsererkennung ausgeschaltet sein.
Um den Link zur Startseite der gewünschten Sprache zu nutzen Klicken Sie auf Link kopieren bei der jeweiligen Sprache.
Diesen fügen Sie anschließend im Browser ein.
Es erscheint die Startseite in der gewünschten Sprache.
Routen
Klicken Sie in der Navigation auf der linken Seite auf System > Allgemein.
Von den Basiseinstellungen ausgehend klicken Sie auf Routen.
Auf dieser Seite können Sie einige Standardrouten des Hinweisgebersystems überschreiben. Dies können Sie nutzen, um beispielsweise mit dem im Hinweisgebersystem eingebundenen Link zum Impressum auf Ihr eigenes, unter einer separaten Domäne bereitgestelltes Impressum, zu verweisen.
Ist in einem Feld kein Wert hinterlegt, wird auf das im Hinweisgebersystem hinterlegte Impressum verwiesen. Dessen Inhalt können Sie über den Menüpunkt 'Rechtstexte' anpassen.
Wenn die Links eingefügt sind, muss die Änderung gespeichert werden.
Ereignisprotokoll
Klicken Sie in der Navigation auf der linken Seite auf System > Allgemein.
Von den Basiseinstellungen ausgehend klicken Sie auf Ereignisprotokoll.
Auf dieser Seite können Sie konfigurieren welche Ereignisse protokolliert werden sollen. Diese Protokolle finden Sie in dem Menüpunkt "Ereignisprotokoll".
Mit Klick auf Speichern können Sie ebenfalls protokollieren ob ein Benutzer sich an- oder abgemeldet hat.
E-mail Benachrichtigung
Es geht hierbei um die E-Mail Benachrichtigung für NEUE Benutzer. Die persönliche E-Mail Benachrichtigungen kann in den Profileinstellungen angepasst werden. Mehr dazu im Kapitel "Benutzerprofil". Um zu diesem Beitrag zu kommen, klicken Sie hier.
Klicken Sie in der Navigation auf der linken Seite auf System > Allgemein.
Von den Basiseinstellungen ausgehend klicken Sie auf Email Benachrichtigung.
Auf dieser Seite können Sie konfigurieren, welche Standardbenachrichtigungen Sie erhalten wollen.
Geben Sie die Standard-Systembenachrichtigungen an, die neue Benutzer per E-Mail erhalten sollen.
Sie können die Benachrichtigung einfach aktivieren oder deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren. Speichern Sie die Auswahl.
Team E-Mail Adressen erstellen
Klicken Sie in der Navigation auf der linken Seite auf System > Allgemein.
Von den Basiseinstellungen ausgehend klicken Sie auf Email Benachrichtigung.
Auf dieser Seite können Sie Team-E-Mail Adressen einrichten, für den Empfang von Benachrichtigungen.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Konfigurieren Sie die gewünschte Team Email und wählen Sie Zugriffsrechte der Team Email für Bereiche, Tochtergesellschaften und Angelegenheiten.
Klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie die Benachrichtigungen an, die Sie über die E-Mail-Adresse des Teams erhalten möchten. Sie können die Benachrichtigung ganz einfach aktivieren oder deaktivieren, indem Sie das Kästchen aktivieren oder deaktivieren.
Um die Auswahl zu bestätigen, klicken Sie auf Speichern.
Die Team Email Adresse ist nun angelegt. Alle aktivierten Email Benachrichtigung werden ebenfalls an die Team Email Adresse gesendet.
Team E-Mail Adressen bearbeiten
Klicken Sie in der Navigation auf der linken Seite auf System > Allgemein.
Von den Basiseinstellungen ausgehend klicken Sie auf Email Benachrichtigung.
Auf dieser Seite können Sie die eingerichteten Team-E-Mail Adressen bearbeiten.
Klicken Sie auf den Bearbeitungsstift.
Bearbeiten Sie die gewünschte Team Email und ändern Sie Zugriffsrechte der Team Email für Bereiche, Tochtergesellschaften und Angelegenheiten.
Klicken Sie auf Weiter.
Bearbeiten Sie die Benachrichtigungen an, die Sie über die E-Mail-Adresse des Teams erhalten möchten. Sie können die Benachrichtigung ganz einfach aktivieren oder deaktivieren, indem Sie das Kästchen aktivieren oder deaktivieren.
Um die Auswahl zu bestätigen, klicken Sie auf Speichern.
Ihre Team E-Mail Adresse wurde bearbeitet.
Team E-Mail Adressen löschen
Klicken Sie in der Navigation auf der linken Seite auf System > Allgemein.
Von den Basiseinstellungen ausgehend klicken Sie auf Email Benachrichtigung.
Auf dieser Seite können Sie die eingerichteten Team-E-Mail Adressen löschen.
Klicken Sie auf den Abfalleimer.
Um die Team E-Mail Adresse endgültig zu löschen, klicken Sie auf Löschen.
Die gewünschte Team E-Mail Adresse wurde nun gelöscht.
Export von allen Berichten
Über diesen Menüpunkt können alle Berichte als JSON-Datei exportiert werden. Zusätzlich können die Dateien aller Berichte als ZIP-Datei exportiert werden.
Navigieren Sie in System und Allgemein.
Navigieren Sie in das Exportmenü.
In der Übersicht kann ausgewählt werden was exoirtuert werden soll. Die allgemeinen Daten zum Bericht werden immer exportiert. Wählen Sie die entsprechenden Checkboxen aus, die Sie exportieren wollen.
Klicken Sie auf Daten exportieren.
Warten Sie bis die Daten bereitgestellt wurden.
Wählen Sie aus ob Sie die Berichte als Zip Datei oder als JSON Datei herunterladen wollen. Und klicken auf den entsprechenden Button.
